أنظمة أخـــــرى متخصصة

نظام الفوترة

حلول آلية مخصصة لاحتساب قيمة خدمات التيار الكهربائي أو المياه، وإثبات عملياتها في البرنامج المحاسبي ONYX ERP ودعم أصحاب القرار بالتقارير.

ملخص:

  • مرونة تطبيق برنامج إدارة الفوترة في المشاريع الخاصة والحكومية.
  • يعتمد تقسيمات منطقته الجغرافية لتسهيل تحقيق خدماته.
  • يتم تحديد صلاحية المستخدمين حسب مهام كل مستخدم.
  • يقدم خلاصة تقارير أساسية تدعم مسئولي القرار في المنشأة.
  • تم تطوير إدارة الفوترة على قواعد بيانات Oracle   
  • جودة أداء عالية للعمليات مهما تعددت الفترات أو السنوات.

تكامل وظيفي:

برنامج إدارة الفوترة يرتبط بالسنة المحاسبية والوحدة المحاسبية والفرع في البرنامج المحاسبي ONYX PRP بعدد من الحسابات التي يتم إعدادها في الأستاذ العام وفق خيارات محددة لخدمة عملياته في مراكز التكلفة وفي العملاء وفي الإيرادات وفي غيرها، حيث تتم مراجعة وتحقيق بيانات حساباته وترحيل عملياته المالية للأستاذ العام أولاً بأول.
مخطط مستخدمين:
 
وحدات المبيعات وخدمات المشتركين والحسابات أهم مستخدمي WE Bi
ويتم التحكم بعددهم في أي فرع حسب حجم نشاط منشأة تقديم الخدمة.

أهم المميزات:

  1. سهولة التعرف على تفاصيل حالة المشترك وقراءاته واستهلاكه ومتأخراته وبياناته الحالية والتاريخية.
  2. مرونة تقسيم منطقة الخدمة على مستوى الشارع والحي وإسناد مهام خدمة المشتركين وتسديداتهم لمختصي المناطق في المنشأة.
  3. تَـنَـوُعْ شَـرائـحْ التَـعْـرُفَـةْ وإمكانية اعتماد تَـعْـرُفَاتْ مرنة لمستويات استهلاك تستوعب أنشطة مشتركين بصورة فردية أو جماعية ومرونة تحديد رسوم الخدمات والحد الأدنى للمشترك.
  4. إمكانية احتساب فواتير بخصوصيات محددة على مستوى المشترك كاحتساب تعرفة مخفضة للدائنين ويتم التعرف عليهم آلياً.
  5. تعـريف مجـموعـة فواتير لمؤسـسات وفـروعـها أو لعـمارات سكنية بشققها كمشتركين في إطار مسؤولية جهة واحد.
  6. رقابة أي تعديلات في بيانات المشترك أو حالته الخدمية بقيمها السابقة والحالية على مستوى المستخدمين المصرح لهم بذلك. 
  7. التعامل في فواتير الكهرباء بحسب الفاز (PHASE) ومعامل الضرب في احتساب قيمة استهلاك العدادات التي تخدم كبار المستهلكين.
  8. تسهيل آلية التحقق للعمليات وضبط دقة أدائها من خلال اعتماد مستخدم للمراجعة غير مستخدم إدخال البيانات.
  9. اعتماد إجراءات محددة ومسؤولة لتنفيذ توجيهات إدارية لتغيير بيانات عدادات المشتركين أو توقيفها أو إعادة تفعيلها.
  10. التجميد النهائي للمشترك بعد تصفية حسابه وإنهاء التعامل معه.
  11. إرسال رسائل SMS للمشتركين بالفاتورة أو المتأخرات أو ترويجية حسب المناطق أو التعرفة أو غيرها وفق الإعدادات المرغوبة للإدارة.
  12. مرونة إجراءات مراجعة احتساب فواتير الفترة قبل إصدارها وطباعتها لضمان دقة احتساب قيمة الفاتورة.
  13. تكامل بيئة العمل المحاسبية لإدارة الفوترة بكل تفاصيلها مع ONYX ERP وتحقيق التأثيرات المحاسبية فوراً.
 
يتم إعداد الرسائل وفق نماذج تقرر إدارة المنشأة موضوعها وصيغتها ووقت إرسالها ولأي نوع من المشتركين
 

أهم التقارير:

  1. تقارير إحصائية ومالية مجمعة وفق تصنيف المناطق أو التعرفات أو أي تصنيف آخر، مثل تقارير: المبيعات، التحصيل، المتأخرات، أعمار الديون، مشتركين جدد، وتقارير أخرى كثيرة ومتنوعة.
  2. تقارير يومية عن أداء المحصلين والمتأخرات في مناطقهم لتسهيل متابعتهم وأداء المبيعات لمعرفة مستوى تحقيق أهدافهم.
  3. تقارير مالية وإحصائية متنوعة لتفاصيل تشغيل المنشأة تعكس مستوى تقديم الخدمة للمشتركين وتدعم الإدارة العليا بمعلومات حقيقية لتكون قراراتهم سليمة وتساعدهم في اتخاذ أي إجراءات تنافسية.
  4. تقارير تفصيلية قبل وبعد الفوترة وتقارير حالية وتاريخية بمستوى كلي أو جزئي في الجوانب المالية والإحصائية لقراءة مؤشر حركة استثمار المنشأة ومسار نموها.
 
تستطيع المنشأة الوصول للتقارير المطلوبة لتلبية احتياج مخصص للمعلومات أو لإجراءات متابعة وتنظيم الأعمال.
 

أهم الإعدادات:

  1. تحديد بداية ونهاية كل فترة فوترة شهرية أو غيرها في السنة المحاسبية لإصدار فواتير المشتركين.
  2. ترميز التعرفة بعدة أنواع وفق شرائح الاستهلاك واعتماد خيار ربط كل تعرفة بمركز تكلفة في ONYX ERP ليتم الترحيل بناء عليه.
  3. تعريف أنواع المشتركين بالتعرفة الخاصة بكل مشترك لاحتساب مبالغ الاستهلاك والخدمات والرسوم المرتبطة بالتعرفة.

عند إضافة بيانات الاشتراك يتم أيضاً تعريف الشرائح التي يحتسب بها قيمة استهلاك المشترك
 
  1. تعريف المناطق الجغرافية الكاملة للخدمة لرئيسية وفرعية تتضمن مربعات أحياء وشوارع لقراءات عدادات المشتركين وتوزيع الفواتير.
  2. ربط كل مُحَصّـل برقم وحساب الصندوق أو البنك في الأونكس، وربط المنطقة بمركز تكلفة في الأونكس والترحيل بناءً عليه.
  3. تحديد حسابات الربط العامة والحسابات الوسيطة مثل حساب المشتركين وحساب الخدمات وحساب الخصم وحساب الخدمة (كهرباء أو ماء) وغيرها للترحيل إلى الأستاذ العام.
  4. تعريف الفروع والمستخدمين ببياناتهم الشخصية والفنية للتعامل معهم.
  5. تحديد فئات تصنيف المشتركين بأنواعها (منزل، بقالة، صيدلية، مدرسة، بوفيه، ورشة، ... الخ) للحصول على تقارير مخصصة.
  6. تعريف الخدمات المقدمة للمشتركين والمخالفات ومبالغ التأمين لإثبات معالجاتها اللازمة وتحديد حساباتها للترحيل إلى الأستاذ العام.

الإدارة:

  1. منح الصلاحيات اللازمة للمستخدمين والفروع حسب مهامهم.
  2. الاحتفاظ بنسخ احتياطية يومية من كامل الأعمال خارج شبكة العمل، إضافة للنسخ الاحتياطي الآلي نهاية كل وردية عمل.
  3. تحديث قاعدة البيانات لتحقيق الاستفادة من الإضافات عند إصدارها.
  4. ربط إدارة الفوترة مع الأستاذ العام في ONYX ERP وتحديد الربط بالسنة والوحدة المحاسبية أو العمل بشكل منفصل تماماً.
  5. تفعيل خيار ربط كل تعرفة وكل منطقة بحسابات للعملاء في الأستاذ العام عند رغبة الحصول على تقارير على مستوى العملاء.
  6. تقسيم سداد الفواتير إلى مجموعات بإجماليات لأرقام المشتركين والمبالغ كمنهجية للحد من أخطاء الإدخال.

تعريف إجمالي المبالغ وإجمالي أرقام مشتركين لمجموعة تسديد فواتير يومية لتسهيل مراجعة تدقيق الإدخالات
 

أهم الوظائف:

  1. إضافة مشترك جديد بعد توقيعه اتفاقية الخدمة بتفاصيل بياناته وأساسيات خدمته وخصوصية احتساب فاتورته ومنحه الرقم الآلي.
  2. إدخال القراءة الأولى لعداد المشترك الجديد.
  3. إثبات مبلغ التأمين الأساسي المدفوع من المشترك كضمان واعتماده وترحيله للخصم منه في حالة عجز تسديده أو إنهاء الخدمة.
  4. إضافة قراءات العدادات للفترة المحددة بالقيم الفعلية التي جمعها القارئ المختص بالمشتركين في منطقته المحددة.
  5. مراجعة مدخلات القراءات وتصحيح أخطاءها ثم اعتمادها لإثبات وحدات الاستهلاك في احتساب الفواتير.
  6. إصدار الفواتير وطباعتها بعد احتساب قيمتها للمشتركين واعتمادها على مستوى كل منطقة.
 
بعد توريد تسديدات المشتركين يتم التحقق منها قبل الاعتماد والترحيل
 
  1. التحقق من سلامة إدخال تسديدات الفواتير ثم اعتمادها وترحيلها للحسابات في الأونكس.
  2. إثبات معالجة متغيرات عداد الاستهلاك بتغييره أو إيقافه أو إعادة تفعيله وأي متغيرات أخرى فنية أو خدمية وفق التزام المشترك باتفاقية الاشتراك لضمان استمرارية تقديم الخدمة.
  3. التجميد النهائي للمشترك بعد تصفية حسابه وإنهاء التعامل معه.
  4. إثبات تسويات مالية وفنية واعتمادها لمعالجة أخطاء مدخلات قراءات وتسديدات فترة سابقة وفق اعتماد المختصين لذلك.
  5. تحديث البيانات الشخصية والخدمية استجابة لأي متغيرات ولضمان جودة البيانات الحالية والتاريخية مالياً وفنياً لكل مشترك.
  6. إضافة الخدمات والمخالفات بعمليات مستقلة واعتمادها في الحسابات، ثم تسديدها وفق توجيهات الإدارة واعتماد تأثيرها.
  7. تقديم تقارير تفصيلية قبل وبعد الفوترة وتقارير إحصائية وإجمالية وتاريخية لخدمة أصحاب القرار أو لمتابعة نتائج النشاط.
 

وظائف التحصيل:

  1. إضافة التسديدات اليومية للفواتير وإصدار قسيمة التسديد للمشترك بواسطة المستخدم في صندوق حسابات المنشأة.
  2. التحصيل للفواتير بمعرفة رصيد المشترك بواسطة تطبيق تحصيل موبايل وتحرير سند تسديد لحظي والتأثير على حساب المشترك.
  3. إمكانية إنشاء نقاط خدمة ثابتة في أي موقع لتحصيل الفواتير ومعرفة رصيد المشترك لتسديد قيمة الفاتورة وتحرير سند تحصيل لحظي والتأثير المباشر على حساب المشترك.

خدمة نقطة التحصيل القريبة من المشترك تمنح المحصل صلاحية استعراض رصيد المشترك وتحريد سند تسديد.
 

تطبيق تسديد الفواتير:

  • مخصص لإثبات المبلغ المدفوع من مشترك خدمة الكهرباء أو الماء في موقعه والتأثير الآني في حسابات المنشأة وطباعة سند التسديد للمشترك في مكانه بتقنية Bluetooth في طابعة تدعم الموبايل.
  • يتصل التطبيق بالإنترنت في بيئة Android بجوال موزع فواتير الخدمة بصلاحية تحصيل قيمة الفاتورة من المشترك وإثباتها مباشرة في حساب المشترك.
  • يستخدم التطبيق لتقديم خدمة سريعة ومتنقلة للمشترك، وتسهيل الحصول السريع على السيولة النقدية بالنسبة للمنشأة.
  • عند التسديد يقدم التطبيق رسالة تنبيه بمبلغ التسديد واسم المشترك ورقمه وطريقة التسديد (نقداً أو شيك) وبعد التأكيد على التسديد تظهر رسالة برقم الإيصال وأمر طباعة سند التسديد.
  • قُبول التطبيق لإصدار سند التسديد بقيمة مبلغ مديونية المشترك أو أكثر أو أقل في حالة الموافقة على تجزئة مديونية المشترك.

أهم وظائف التطبيق

  1. الاطلاع على رصيد مديونية المشترك في حسابات المنشأة.
  2. تحرير سند قبض بالمبلغ الذي تم استلامه من المشترك.
  3. طباعة سند تسديد مبلغ المشترك بطابعة تدعم الموبايل.